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Datenschutzerklärung

9. KI-Anrufbeantworter

Beschreibung und Zweck

Wir nutzen einen KI-gestützten Anrufbeantworter-Dienst, um eingehende Anrufe automatisch
entgegenzunehmen, zu transkribieren und auszuwerten. Dabei können personenbezogene Daten der
Anrufenden verarbeitet werden (z. B. Name, Telefonnummer, Gesprächsinhalte, Zeit des Anrufs und
ggf. Sprachnachrichten).

Die Verarbeitung erfolgt zur effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen und der Verbesserung
unserer telefonischen Erreichbarkeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Sofern
der Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich
auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Notwendigkeit zur Vertragserfüllung).

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir bedienen uns zur Bereitstellung des Dienstes des Softwarehauses Label Software Gerald Bax
GmbH Bielefeld (Label) mit Serverstandorten in Deutschland, der als Auftragsverarbeiter gemäß Art.
28 DSGVO für uns tätig ist.

Label nutzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter, um bestimmte technische Dienstleistungen (z. B. KI-
gestützte Spracherkennung und Sprachausgabe, Datenanalyse, Telefondienstanbieter)
bereitzustellen. Ein Teil dieser Unterauftragsverarbeiter kann seinen Sitz außerhalb der Europäischen
Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (insbesondere in den USA) haben. In diesen Fällen
kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland stattfinden. Soweit Daten in
Drittländer übermittelt werden, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage von einem
Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (z. B. EU–US Data Privacy Framework)
oder, sofern kein solcher Beschluss besteht, auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46
DSGVO, insbesondere durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Die durch den KI-Anrufbeantworter erfassten Daten (Transkripte) werden genauso behandelt, als
wären sie während eines Telefonates per Hand erfasst und gespeichert worden. Eine weitergehende
Speicherung der Daten erfolgt nicht, bzw. nur zu Zwecken der Softwarewartung und -pflege, sofern
dies zwingend notwendig ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.